Hồ sơ bệnh án điện tử phòng khám thẩm mỹ: cơ sở nào phải triển khai trước 31/12/2026 và cần chuẩn bị gì?
Theo Thông tư 13/2025/TT-BYT, phòng khám thẩm mỹ, da liễu có giấy phép khám bệnh, chữa bệnh phải hoàn thành triển khai hồ sơ bệnh án điện tử chậm nhất ngày 31/12/2026. Bài viết tóm tắt cơ sở nào thuộc diện áp dụng, cần chuẩn bị gì và cách Qub-X đang xây dựng tính năng EMR.
Theo Thông tư 13/2025/TT-BYT của Bộ Y tế, các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh không phải bệnh viện, bao gồm phòng khám chuyên khoa da liễu và phòng khám thẩm mỹ có giấy phép hoạt động, phải hoàn thành triển khai hồ sơ bệnh án điện tử chậm nhất vào ngày 31/12/2026. Tính đến cuối tháng 9/2026, thời gian còn lại chỉ khoảng 3 tháng. Bài viết này tóm tắt quy định về hồ sơ bệnh án điện tử phòng khám thẩm mỹ, 6 bước cần chuẩn bị và cách Qub-X đang xây dựng tính năng EMR.
Hồ sơ bệnh án điện tử (EMR) là gì?
Hồ sơ bệnh án điện tử, tiếng Anh là Electronic Medical Record (EMR), là hồ sơ bệnh án được lập, cập nhật, hiển thị, ký, lưu trữ, quản lý và khai thác bằng phương tiện điện tử. Nói cách khác, thông tin khám và điều trị được nhập và ký trực tiếp trên hệ thống ngay từ đầu, thay vì ghi trên giấy rồi lưu trữ.
Thông tư 13/2025/TT-BYT quy định những gì?
Thông tư 13/2025/TT-BYT hướng dẫn triển khai hồ sơ bệnh án điện tử, có hiệu lực từ ngày 21/7/2025 và thay thế Thông tư 46/2018/TT-BYT trước đây.
Mốc thời gian triển khai
Loại cơ sở | Hạn hoàn thành |
|---|---|
Bệnh viện | Chậm nhất 30/9/2025 |
Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh khác có người bệnh điều trị nội trú, điều trị ban ngày hoặc điều trị ngoại trú | Chậm nhất 31/12/2026 |
Cơ sở nào thuộc phạm vi áp dụng?
Quy định áp dụng cho các cơ sở được cấp giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnh, trong đó có phòng khám chuyên khoa da liễu và phòng khám thẩm mỹ. Spa chỉ cung cấp dịch vụ chăm sóc sắc đẹp, không có giấy phép khám bệnh, chữa bệnh, thường không thuộc phạm vi này. Tuy vậy, cơ sở nên kiểm tra lại với Sở Y tế địa phương nếu có cung cấp dịch vụ mang tính y khoa.
Các yêu cầu chính
Nội dung hồ sơ: đầy đủ thông tin theo quy định tại Chương X Thông tư 32/2023/TT-BYT.
Ký và xác nhận: nhân viên y tế và người bệnh ký hoặc xác nhận bằng một trong ba hình thức: chữ ký điện tử hợp pháp, kỹ thuật sinh trắc học, hoặc hình thức xác nhận điện tử khác theo Luật Giao dịch điện tử.
Kết nối định danh: hồ sơ được kết nối với số định danh cá nhân của người bệnh.
Hạ tầng công nghệ thông tin: tối thiểu có máy trạm, mạng kết nối, máy chủ và giải pháp lưu trữ dữ liệu, bao gồm lưu trữ dự phòng.
Bảo mật và bảo vệ dữ liệu: tuân thủ quy định về an toàn thông tin và bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Vì sao phòng khám thẩm mỹ nên chuẩn bị ngay?
Triển khai hồ sơ bệnh án điện tử không chỉ là cài một phần mềm. Phòng khám cần thời gian cho ba việc:
- 1
Chuyển đổi dữ liệu cũ: đưa hồ sơ khách hàng, lịch sử điều trị đang nằm trên giấy, Excel hoặc phần mềm cũ lên hệ thống mới.
- 2
Thay đổi quy trình: xác định ai nhập thông tin, ai rà soát, ai ký, và khi nào hồ sơ được khóa.
- 3
Đào tạo nhân viên: bác sĩ, điều dưỡng và lễ tân cần làm quen trước khi áp dụng chính thức.
Nếu bắt đầu sát hạn, phòng khám dễ phải vừa vận hành vừa xử lý lỗi, ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.
Hồ sơ bệnh án điện tử phòng khám thẩm mỹ: 6 bước cần chuẩn bị
- 1
Rà soát giấy phép và phạm vi hoạt động để xác định phòng khám thuộc diện phải triển khai.
- 2
Kiểm kê dữ liệu hiện có: hồ sơ đang lưu ở đâu, định dạng gì, có bao nhiêu khách.
- 3
Chuẩn hóa danh mục dịch vụ theo danh mục kỹ thuật đã đăng ký với Sở Y tế.
- 4
Chọn phần mềm có khả năng đáp ứng các yêu cầu của Thông tư 13, và hỏi rõ lộ trình triển khai.
- 5
Chuẩn bị hạ tầng: máy trạm, mạng, phương án lưu trữ và sao lưu dự phòng.
- 6
Thiết kế quy trình ký và phân quyền, rồi chạy thử trên một nhóm khách trước khi áp dụng toàn bộ.
Qub-X đang xây dựng tính năng EMR như thế nào?
Qub-X là nền tảng quản lý dành cho spa và phòng khám thẩm mỹ vận hành nhiều chi nhánh. Hiện Qub-X đang phát triển tính năng hồ sơ bệnh án điện tử tích hợp ngay trên hệ thống, dựa trên yêu cầu thực tế từ các phòng khám da liễu đang sử dụng Qub-X.
Quy trình nháp, rà soát và khóa cuối ngày
Trong ngày, nhân viên nhập thông tin khám và thủ thuật ở dạng nháp. Bác sĩ hoặc người phụ trách rà soát lại. Đến cuối ngày, hồ sơ mới được khóa chính thức. Cách làm này giúp phòng khám sửa sai sót trước khi hồ sơ có giá trị lưu trữ.
Nhật ký chỉnh sửa và bổ sung thay vì sửa trực tiếp
Sau khi hồ sơ đã khóa, mọi điều chỉnh được ghi dưới dạng bổ sung, kèm nhật ký ai sửa và sửa lúc nào. Hồ sơ gốc được giữ nguyên, đảm bảo tính minh bạch khi thanh tra hoặc khi có tranh chấp.
Gắn liền với hồ sơ khách hàng và lịch hẹn
Hồ sơ bệnh án nằm cùng hệ thống với lịch hẹn, hồ sơ khách hàng, liệu trình và ảnh trước – sau. Bác sĩ không cần mở nhiều phần mềm khác nhau để xem đầy đủ lịch sử điều trị của một khách.
Hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu
Với phòng khám đã dùng Qub-X, dữ liệu khách hàng hiện có là nền tảng sẵn để chuyển sang hồ sơ bệnh án điện tử. Đội ngũ Onboarding của Qub-X đồng hành cùng phòng khám trong quá trình thiết lập và chuyển đổi.
Câu hỏi thường gặp
Spa có bắt buộc làm hồ sơ bệnh án điện tử không?
Spa không có giấy phép khám bệnh, chữa bệnh thường không thuộc phạm vi Thông tư 13/2025/TT-BYT. Phòng khám da liễu và phòng khám thẩm mỹ có giấy phép thì thuộc phạm vi và phải hoàn thành trước 31/12/2026.
Scan hồ sơ giấy có được tính là hồ sơ bệnh án điện tử không?
Không. Hồ sơ bệnh án điện tử phải được lập, ký và lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Bản scan chỉ là bản sao của hồ sơ giấy.
Có bắt buộc dùng chữ ký số không?
Không bắt buộc riêng chữ ký số. Thông tư cho phép ba hình thức: chữ ký điện tử hợp pháp, kỹ thuật sinh trắc học, hoặc hình thức xác nhận điện tử khác theo Luật Giao dịch điện tử.
Khi nào tính năng EMR của Qub-X ra mắt?
Qub-X sẽ công bố thời gian ra mắt chính thức trên website và fanpage. Phòng khám có thể đăng ký nhận thông tin sớm để được tư vấn lộ trình chuẩn bị.
Căn cứ pháp lý
Bài viết mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý. Phòng khám nên đối chiếu với văn bản gốc và hướng dẫn của Sở Y tế địa phương.
Kết luận
Hạn 31/12/2026 đang đến gần. Phòng khám thẩm mỹ và da liễu thuộc diện áp dụng nên bắt đầu rà soát dữ liệu, quy trình và phần mềm ngay từ bây giờ để chuyển đổi suôn sẻ, không ảnh hưởng đến vận hành hằng ngày.
Đăng ký nhận thông tin sớm về tính năng hồ sơ bệnh án điện tử của Qub-X