Triển khai bệnh án điện tử cho phòng khám thẩm mỹ: checklist trước hạn 31/12/2026

Triển khai bệnh án điện tử: hạn chót và ai phải làm?

Thông tư 13/2025/TT-BYT của Bộ Y tế có hiệu lực từ 21/7/2025 và đặt hai mốc hoàn thành (Điều 4):

• Bệnh viện: chậm nhất ngày 30/9/2025.

• Các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh khác có người bệnh điều trị nội trú, điều trị ban ngày và điều trị ngoại trú: chậm nhất ngày 31/12/2026.

Quyết định 586/QĐ-BYT ngày 09/3/2026 đặt mục tiêu toàn bộ cơ sở khám bệnh, chữa bệnh trên cả nước hoàn thành trong năm 2026, đồng thời giao Sở Y tế chỉ đạo, đôn đốc và kiểm tra việc triển khai tại các cơ sở mình quản lý. Phòng khám tư nhân vì vậy cũng nằm trong kế hoạch, không riêng bệnh viện. Tiếp đó, Quyết định 965/QĐ-BYT ngày 10/4/2026 đặt kế hoạch giai đoạn 2026–2030, hướng tới không dùng bệnh án giấy tại toàn bộ cơ sở khám bệnh, chữa bệnh.

Lịch 8 tuần gợi ý

Bước 1: Rà soát hiện trạng hồ sơ của phòng khám

Quyết định 586/QĐ-BYT yêu cầu mỗi cơ sở rà soát hiện trạng rồi lập kế hoạch triển khai. Với phòng khám thẩm mỹ, một buổi rà soát nên trả lời được năm câu:

• Bệnh án, giấy đồng ý điều trị và đơn thuốc đang nằm ở đâu: sổ, file Excel, phần mềm cũ hay điện thoại của từng người?

• Bao nhiêu khách đang trong liệu trình, cần chuyển hồ sơ trước?

• Ai ghi phần nào: bác sĩ, điều dưỡng, tư vấn viên, lễ tân?

• Phòng khám đang có những thiết bị gì: máy tính, máy tính bảng, mạng?

• Bệnh án ngoại trú đang ghi đã theo mẫu 15/BV1 của Thông tư 32/2023/TT-BYT chưa?

Kết quả là một danh sách việc có người phụ trách và hạn hoàn thành cho từng mục.

Bước 2: Chuẩn bị hạ tầng và chọn phần mềm bệnh án điện tử

Điều 2 Thông tư 13 nêu điều kiện tối thiểu: máy trạm, hạ tầng mạng, máy chủ, giải pháp lưu trữ dữ liệu (gồm cả lưu trữ dự phòng), ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý khám chữa bệnh, và khả năng phục hồi, truy xuất dữ liệu trên hồ sơ bệnh án điện tử.

Nếu dùng phần mềm chạy trên nền tảng đám mây, hãy hỏi rõ nhà cung cấp: dữ liệu lưu ở đâu, sao lưu bao lâu một lần và khôi phục mất bao lâu. Khi so sánh các phần mềm, phòng khám nên kiểm tra:

• Ghi bệnh án đúng mẫu 15/BV1, chẩn đoán theo mã ICD-10.

• Có ký hoặc xác nhận điện tử, và khóa hồ sơ sau khi hoàn tất.

• Phân quyền theo vai trò, mọi thao tác đều có nhật ký.

• Bệnh án gắn với lịch hẹn, hồ sơ khách và thanh toán, không phải nhập lại.

• Hỗ trợ chuyển dữ liệu cũ và cho xuất dữ liệu khi cần.

Bước 3: Ban hành quy chế nội bộ và phân quyền

Theo Điều 6 Thông tư 13, cơ sở phải xây dựng và ban hành quy chế lập, cập nhật, quản lý, lưu trữ, sử dụng và an toàn thông tin cho hồ sơ bệnh án điện tử, gồm cả cách ký, xác nhận. Quy chế không cần dài, nhưng nên trả lời rõ:

• Vai trò nào được tạo, xem, sửa phần nào của bệnh án.

• Sửa hồ sơ đã khóa thế nào, ai duyệt.

• Ai cấp và thu hồi tài khoản khi nhân viên vào hoặc nghỉ việc.

• Sao lưu, khôi phục và thời hạn lưu trữ.

• Làm gì khi mất mạng hoặc phần mềm gặp sự cố.

Trên phần mềm, quy chế này chuyển thành bảng phân quyền: lễ tân xem lịch hẹn nhưng không mở hồ sơ y tế, bác sĩ sửa nội dung y khoa, quản lý xem nhật ký ai đã xem hay sửa gì.

Bước 4: Chọn cách ký, xác nhận bệnh án điện tử

Điều 3 Thông tư 13 cho phép nhân viên y tế và người bệnh ký hoặc xác nhận bằng một trong ba hình thức:

1. 1

   Chữ ký điện tử hợp pháp.

2. 2

   Kỹ thuật sinh trắc học.

3. 3

   Xác nhận bằng phương tiện điện tử khác theo khoản 4 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử.

Phòng khám không bắt buộc phải dùng chữ ký số. Việc cần làm là chọn hình thức cho từng loại giấy tờ (bệnh án, giấy đồng ý điều trị, đơn thuốc), ghi vào quy chế ở bước 3 và hướng dẫn nhân viên làm giống nhau ở mọi chi nhánh.

Bước 5: Chuyển dữ liệu cũ và xử lý hồ sơ giấy đang dùng

Điều 5 Thông tư 13 có hai điểm cần nhớ. Người bệnh đang điều trị trước khi Thông tư có hiệu lực được tiếp tục dùng hồ sơ giấy đến khi kết thúc đợt điều trị, trừ khi cơ sở chuyển được sang hồ sơ điện tử. Việc chuyển đổi giữa hồ sơ giấy và dữ liệu điện tử do thủ trưởng cơ sở quyết định, theo Nghị định 137/2024/NĐ-CP.

Cách làm thực tế cho phòng khám thẩm mỹ:

• Ưu tiên khách đang trong liệu trình, rồi đến khách quay lại trong 6 tháng gần nhất.

• Nhập trước thông tin ảnh hưởng an toàn: dị ứng, tiền sử, thuốc đang dùng.

• Đưa ảnh trước và sau điều trị từ điện thoại cá nhân vào đúng hồ sơ khách.

• Giữ hồ sơ giấy cũ đủ thời hạn lưu trữ theo quy định, không hủy sau khi nhập.

Bước 6: Đào tạo, chạy thử rồi dùng chính thức

Đào tạo theo vai trò thay vì một buổi chung cho tất cả: bác sĩ học ghi bệnh án và kê đơn, lễ tân học tiếp nhận và lịch hẹn, quản lý học phân quyền và nhật ký. Sau đó chạy thử song song một đến hai tuần với một bác sĩ hoặc một nhóm dịch vụ, ghi lại chỗ vướng để sửa quy trình.

Trước ngày dùng chính thức, đối chiếu một checklist ngắn:

• Mọi nhân viên đã có tài khoản đúng vai trò.

• Quy chế nội bộ đã ký ban hành.

• Đã thử khôi phục dữ liệu từ bản sao lưu.

• Ngày dừng ghi giấy cho mọi lượt khám mới đã được thông báo.

Qub-X hỗ trợ triển khai bệnh án điện tử thế nào?

Qub-X là phần mềm quản lý dành cho spa, phòng khám thẩm mỹ và da liễu. Phân hệ bệnh án điện tử EMR của Qub-X được xây theo Thông tư 13/2025/TT-BYT:

• Bác sĩ ghi bệnh án mẫu 15/BV1 với chẩn đoán ICD-10 và kê đơn ngay trên lịch hẹn. Hoàn tất là hồ sơ được xác nhận điện tử và khóa lại.

• Mỗi vai trò chỉ thấy phần của mình, mọi thao tác có nhật ký.

• Bệnh án nằm cùng hồ sơ khách, lịch hẹn, liệu trình và thanh toán.

• Gửi đơn thuốc lên Hệ thống Đơn thuốc Quốc gia: sắp ra mắt.

Qub-X đang vận hành tại một chuỗi phòng khám thẩm mỹ 3 chi nhánh với khoảng 500 nhân sự và hơn 3.500 lịch hẹn mỗi tháng. Phòng khám có thể dùng thử 7 ngày, đội ngũ Qub-X hỗ trợ chuyển dữ liệu cũ và hướng dẫn nhân viên theo vai trò.

Câu hỏi thường gặp

Phòng khám nhỏ, chỉ một bác sĩ có phải triển khai bệnh án điện tử không? Có. Thông tư 13 đặt hạn 31/12/2026 cho các cơ sở ngoài bệnh viện, và Quyết định 586/QĐ-BYT đặt mục tiêu toàn bộ cơ sở khám bệnh, chữa bệnh hoàn thành trong năm 2026.

Có bắt buộc dùng chữ ký số không? Không. Thông tư 13 chấp nhận chữ ký điện tử hợp pháp, kỹ thuật sinh trắc học hoặc hình thức xác nhận điện tử khác theo Luật Giao dịch điện tử.

Có phải nhập lại toàn bộ hồ sơ giấy cũ không? Không bắt buộc nhập lại hết. Thủ trưởng cơ sở quyết định việc chuyển đổi; nên ưu tiên khách đang điều trị và giữ hồ sơ giấy cũ đủ thời hạn lưu trữ.

Triển khai mất bao lâu? Tùy quy mô. Một phòng khám bắt đầu ngay có thể đi hết 6 bước trong khoảng 8 tuần, như lịch gợi ý ở đầu bài.

Tổng kết

Triển khai bệnh án điện tử không phải dừng việc khám chữa nếu đi đúng thứ tự: rà soát, chuẩn bị hạ tầng và phần mềm, ban hành quy chế, chọn cách ký, chuyển dữ liệu, rồi chạy thử. Bắt đầu ngay tuần này để còn thời gian sửa chỗ vướng trước hạn 31/12/2026. Đặt lịch demo Qub-X để xem bệnh án điện tử chạy trên quy trình của phòng khám bạn, hoặc dùng thử 7 ngày.