Quản lý kho spa: trừ vật tư theo ca, theo dõi lô và hạn dùng

Vì sao kho spa hay lệch mà không rõ lý do?

Kho spa hiếm khi lệch vì một lỗi lớn. Thường là nhiều lỗi nhỏ cộng dồn:

• Vật tư dùng cho ca không ai trừ. Kỹ thuật viên lấy thêm một ống tinh chất, một miếng mặt nạ mà không ghi lại.

• Mỗi chi nhánh một file Excel. Kho tổng trừ trong file này, chi nhánh cộng trong file khác, hai file không khớp.

• Hàng chuyển đi mà bên nhận chưa xác nhận. Hàng nằm trên đường vài ngày, không kho nào tính.

• Hàng hết hạn bị bỏ đi mà không làm phiếu hủy. Trên sổ vẫn còn, ngoài kệ đã hết.

• Ai cũng sửa được số tồn. Số lệch thì sửa cho khớp thay vì tìm nguyên nhân.

Muốn hết lệch, mỗi lần hàng vào, ra hay đổi chỗ đều phải để lại dấu vết.

Quản lý kho spa cần theo dõi những gì?

Quản lý kho spa cần sáu nhóm thông tin:

Trước khi nhập số liệu, làm gọn hai việc:

• Mã hàng rõ ràng: mỗi sản phẩm một tên, một mã, xếp vào nhóm thuốc, vật tư hoặc mỹ phẩm.

• Đơn vị tính thống nhất: mỗi mã hàng một đơn vị (chai, tuýp, ml, cái), dùng đúng đơn vị đó khi khai định mức, nhập kho và kiểm kê. Mua theo thùng mà dùng theo chai thì ghi quy ước quy đổi vào quy trình nhập kho.

Chi phí vật tư nên được theo dõi cùng 7 chỉ số quản lý spa, vì nó trừ thẳng vào lợi nhuận.

Tự trừ vật tư theo từng ca dịch vụ

Gắn vật tư với từng ca là cách bền vững để kho không lệch. Mỗi dịch vụ cần một định mức, ví dụ (số liệu giả định):

Để đặt định mức, đo lượng dùng thực tế của 5–10 ca rồi lấy trung bình, ghi theo đúng đơn vị tính của mã hàng.

Trên Qub-X, mỗi dịch vụ được khai vật liệu cho một lần làm một lần; từ đó mỗi dòng dịch vụ của lịch hẹn được đánh dấu xong là kho của chi nhánh đó tự trừ. Tiêu hao tra ngược được theo lịch hẹn, và gói có thể đặt định mức riêng cho từng dịch vụ.

Đối chiếu định mức với số dùng thực tế

Một phép tính giả định: chai serum 30 ml, định mức 3 ml mỗi ca, tức một chai đủ 10 ca. Tháng có 120 ca chăm sóc da thì cần 12 chai. Kiểm kê thấy đã dùng 15 chai nghĩa là 3 chai không rõ đi đâu: định mức đặt thấp, dùng quá tay, hoặc thất thoát.

Món nào lệch nhiều thì xem lại định mức hoặc cách làm. Đặt chi phí vật tư cạnh báo cáo doanh thu spa để thấy mỗi dịch vụ thực lãi bao nhiêu. Phân tích kho của Qub-X cho thấy tiêu hao ròng, hao hụt và số ngày còn dùng được, cùng chi phí vật tư thực tế trên từng dịch vụ và từng nhân viên.

Theo dõi lô hàng, hạn dùng và cảnh báo sắp hết

Mỹ phẩm, thuốc và vật tư y tế đều có hạn dùng, nên kho cần biết cả hàng nào sắp hết hạn.

• Ghi lô và hạn dùng khi nhập. Cùng một mã hàng, hai lô có thể khác hạn.

• Dùng hàng theo FEFO (hết hạn trước xuất trước): hộp hạn gần hơn dùng trước, kể cả khi nhập sau, và xếp ra phía ngoài kệ. Với thuốc, Phụ lục IV Thông tư 36/2018/TT-BYT yêu cầu kho thuốc của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh cấp phát các lô thuốc theo nguyên tắc FEFO hoặc nhập trước xuất trước (FIFO).

• Hàng quá hạn thì tách khỏi kệ và làm phiếu hủy kèm lý do.

• Đặt ngưỡng cảnh báo cho từng món. Ví dụ giả định: dùng 2 hộp mỗi ngày, nhà cung cấp giao sau 5 ngày, dự phòng 2 ngày, thì ngưỡng là 2 × (5 + 2) = 14 hộp.

Trên Qub-X, phiếu nhập ghi nhà cung cấp, số lượng, đơn giá và hạn sử dụng từng dòng; nhà cung cấp và phiếu nhập gắn với từng lô. Bảng tồn hiện ngưỡng cảnh báo và hạn dùng gần nhất trên từng dòng. Món chạm ngưỡng gắn nhãn THẤP, hết hàng gắn nhãn HẾT, hàng đã quá hạn hoặc hết hạn trong 30 ngày đều được báo.

Chuyển kho giữa các chi nhánh

Với chuỗi nhiều chi nhánh, hàng chuyển qua lại là chỗ dễ lệch: kho gửi đã trừ, kho nhận chưa cộng. Bốn quy tắc:

1. 1

   Mọi lần chuyển đều có phiếu, ghi chi nhánh gửi, chi nhánh nhận, mã hàng và số lượng.

2. 2

   Bên nhận đếm hàng rồi mới xác nhận. Thiếu hoặc vỡ thì ghi ngay trên phiếu.

3. 3

   Phiếu chưa xác nhận quá một ngày thì quản lý hỏi lại.

4. 4

   Hàng sắp hết hạn ở chi nhánh dùng chậm có thể chuyển sang chi nhánh dùng nhanh hơn.

Trên Qub-X, chi nhánh nhận bấm Xác nhận nhận thì tồn hai bên mới cập nhật. Phiếu đi qua các trạng thái Nháp → Đang chuyển → Hoàn tất, lô chưa ai xác nhận được cảnh báo, và lịch sử ghi ai gửi, ai nhận, lúc nào.

Kiểm kê hằng tháng và quyền chỉnh tồn kho

Dù vật tư đã tự trừ theo ca, vẫn cần kiểm kê để bắt phần thất thoát ngoài định mức. Quy trình hằng tháng gợi ý:

1. 1

   Chốt thời điểm cố định, ví dụ sau ca cuối ngày cuối tháng; không nhập, không chuyển lúc đếm.

2. 2

   Hoàn tất phiếu đang dở: phiếu chuyển chưa xác nhận, phiếu nhập còn nháp.

3. 3

   Đếm từng chi nhánh, hai người một nhóm: một người đếm, một người ghi.

4. 4

   So với tồn trên hệ thống, ghi chênh lệch và lý do cho từng mã hàng.

Ai được chỉnh tồn? Chỉ một hoặc hai người, thường là quản lý kho hoặc quản lý chi nhánh, và mỗi lần chỉnh phải có lý do. Kỹ thuật viên và lễ tân chỉ ghi tiêu hao, nhận hàng.

Trên Qub-X, sổ kho ghi mỗi lần nhập, xuất, chỉnh tay hay chuyển kho thành một dòng: ngày, sản phẩm, số lượng, tồn trước → sau, lý do và người thực hiện. Dòng chỉnh tay được đánh dấu riêng, không tính vào tiêu hao ròng. Phiếu đã hoàn tất chỉ đảo được, phiếu gốc vẫn giữ, và sổ kho xuất Excel được để đối chiếu với kế toán.

Qub-X hỗ trợ quản lý kho spa thế nào?

Qub-X là phần mềm quản lý cho spa, phòng khám thẩm mỹ và da liễu. Phân hệ Quản lý kho đặt tồn của kho chung và từng chi nhánh trên một bảng:

• Vật tư tự trừ theo định mức khi dịch vụ trên lịch hẹn được đánh dấu xong.

• Cảnh báo sắp hết theo ngưỡng, báo hàng quá hạn hoặc hết hạn trong 30 ngày.

• Trang sản phẩm ước tính còn đủ dùng khoảng bao nhiêu ngày, theo mức dùng 30 ngày qua.

• Chuyển kho có xác nhận nhận hàng; mọi biến động vào sổ kho.

• Phiếu nhập kho đồng bộ sang MISA.

Qub-X đang vận hành tại một chuỗi phòng khám thẩm mỹ 3 chi nhánh, khoảng 500 nhân viên, hơn 3.500 lịch hẹn mỗi tháng. Phòng khám có thể dùng thử 7 ngày, đội ngũ Qub-X hướng dẫn nhân viên theo từng vai trò.

Câu hỏi thường gặp

Bao lâu nên kiểm kê kho spa một lần? Nên kiểm kê toàn bộ mỗi tháng vào một thời điểm cố định. Hàng giá trị cao hoặc hay lệch như filler, đầu laser có thể đếm thêm mỗi tuần.

Dịch vụ chưa khai định mức thì kho có tự trừ không? Không. Qub-X không tự trừ cho dịch vụ đó; trang dịch vụ ghi Chưa có vật liệu, và Phân tích kho nhắc số dịch vụ còn thiếu định mức.

Chi nhánh có xem được kho của nhau không? Tùy phân quyền. Mặc định mỗi chi nhánh thấy kho của mình và kho tổng, còn quản lý thấy tất cả các kho.

Chỉnh tay tồn kho có làm sai số liệu tiêu hao không? Không. Dòng chỉnh tay được đánh dấu riêng, ghi lý do và người làm, và không tính vào tiêu hao ròng.

Tổng kết

Quản lý kho spa không cần phức tạp: định mức cho từng dịch vụ, dùng hàng theo hạn dùng, phiếu chuyển có xác nhận và kiểm kê đều mỗi tháng. Hãy bắt đầu với mười dịch vụ làm nhiều nhất ngay tháng này. Đặt lịch demo Qub-X để xem kho tự trừ vật tư trên quy trình của spa bạn, hoặc dùng thử 7 ngày.