Báo cáo doanh thu spa: mẫu báo cáo ngày, tuần, tháng không cần gom tay

Vì sao báo cáo cuối tháng luôn đến muộn?

Ở nhiều spa, báo cáo là một nghi thức cuối tháng: kế toán gom hoá đơn, lễ tân đếm lịch, quản lý chi nhánh điền vào mẫu, rồi ai đó ghép tất cả vào một bảng tổng. Khi số liệu đến tay chủ spa, tháng mới đã bắt đầu và những vấn đề của tháng trước đã kịp lặp lại.

Đáng lo hơn thời gian là độ tin cậy. Mỗi lần chuyển tay là một cơ hội sai số: lịch hủy có được tính không, khách trả trước được tính doanh thu lúc nào, chi nhánh này gộp dịch vụ khác chi nhánh kia. Báo cáo chậm vì dữ liệu được sinh ra ở nhiều nơi, với nhiều định dạng, chứ không phải vì người làm báo cáo chậm.

Tiền thu khác giá trị dịch vụ đã thực hiện

Đây là chỗ báo cáo doanh thu spa hay sai nhất, vì spa bán nhiều gói trả trước. Ví dụ giả định: ngày 1/6, khách mua gói 10 buổi giá 10 triệu đồng và thanh toán đủ. Trong tháng 6, khách làm 2 buổi.

Nếu chỉ nhìn tiền thu, tháng 6 trông rất tốt; nhưng spa vẫn còn 8 buổi phải phục vụ trong những tháng sau, với chi phí nhân sự và vật tư tương ứng. Báo cáo quản trị nên hiện cả ba con số. Cách ghi nhận doanh thu cho mục đích kế toán và thuế thì cần theo hướng dẫn của kế toán viên; báo cáo ở đây giúp bạn nhìn đúng sức khoẻ vận hành.

Mẫu báo cáo doanh thu spa theo ngày, tuần, tháng

Mỗi kỳ báo cáo trả lời một loại câu hỏi khác nhau, nên không cần cùng một mẫu cho cả ba.

Báo cáo ngày: để xử lý ngay

Báo cáo tuần: để ra quyết định

Báo cáo tháng: để nhìn sức khoẻ

Mỗi người một góc nhìn trên cùng một nguồn số liệu

Chủ spa cần thấy doanh thu và xu hướng theo chi nhánh. Quản lý vận hành cần biết hôm nay có bao nhiêu lịch, ai đang quá tải, khách nào chưa xác nhận. Trưởng nhóm tư vấn quan tâm hội thoại tồn đọng và tỷ lệ chuyển đổi.

Cùng một nguồn dữ liệu có thể phục vụ cả ba, miễn là mỗi người có góc nhìn phù hợp với việc mình phải quyết định. Nguyên tắc chọn con số cho từng người: nếu một con số không dẫn tới hành động nào trong tuần này, nó không cần nằm trên bảng hằng ngày của người đó.

Làm sao để báo cáo không cần gom tay?

Báo cáo chỉ tự động khi dữ liệu được ghi nhận đúng lúc, đúng chỗ. Hãy kiểm tra spa của bạn theo danh sách sau:

• Lịch hẹn được tạo và cập nhật trạng thái (đến, hủy, không đến) trên một lịch chung.

• Mỗi dịch vụ thực hiện xong đều có phiếu, gắn với khách và nhân viên thực hiện.

• Thanh toán được ghi ngay tại quầy, gắn với hoá đơn và gói liệu trình.

• Danh mục dịch vụ giống nhau ở mọi chi nhánh, không mỗi nơi đặt tên một kiểu.

• Có giờ chốt số cố định mỗi ngày.

Khi năm điều này được đáp ứng, báo cáo không còn là việc phải làm, nó chỉ là một cách nhìn khác của dữ liệu đang có. Để biết nên đưa chỉ số nào vào buổi họp tuần, xem bài 7 chỉ số quản lý spa kèm công thức tính.

Từ báo cáo cuối tháng sang nhịp họp hằng tuần

Khi số liệu có sẵn, spa có thể thay buổi tổng kết cuối tháng bằng 15 phút đầu tuần: nhìn hai, ba biến động đáng chú ý, tìm nguyên nhân và giao người theo dõi. Vấn đề được phát hiện trong tuần thay vì sau một tháng.

Nếu dữ liệu của bạn vẫn đang nằm rải rác ở nhiều nơi, hãy bắt đầu từ bài phần mềm quản lý spa để chọn hệ thống phù hợp. Với chuỗi nhiều chi nhánh, Qub-X là một lựa chọn cập nhật báo cáo doanh thu ngay khi thu ngân hoàn tất giao dịch.

Câu hỏi thường gặp

Báo cáo doanh thu spa nên làm hằng ngày hay hằng tuần?

Cả hai, nhưng cho mục đích khác nhau. Báo cáo ngày để đối chiếu tiền và xử lý lịch hôm nay; báo cáo tuần để ra quyết định về nhân sự, dịch vụ và khuyến mãi.

Gói liệu trình trả trước nên tính vào doanh thu lúc nào?

Với báo cáo quản trị, nên tách riêng tiền thu khi bán gói và giá trị dịch vụ khi khách thực sự sử dụng từng buổi. Cách ghi nhận cho kế toán và thuế cần theo hướng dẫn của kế toán viên.

Dùng Excel làm báo cáo doanh thu có đủ không?

Đủ khi spa có một chi nhánh và ít gói trả trước. Khi có nhiều chi nhánh hoặc nhiều liệu trình, việc gom và đối chiếu tay bắt đầu tốn nhiều ngày và dễ sai.

Làm sao so sánh doanh thu giữa các chi nhánh cho công bằng?

Thống nhất danh mục dịch vụ, cách tính khách hủy và giờ chốt số ở mọi chi nhánh trước. Sau đó so sánh theo doanh thu mỗi lượt khách và công suất lấp đầy, không chỉ tổng doanh thu.