Phần mềm chấm công spa và phòng khám: chấm bằng khuôn mặt, tự xếp ca

Chấm công ở spa, phòng khám khó ở đâu?

Lễ tân, kỹ thuật viên, điều dưỡng và bác sĩ ở spa, phòng khám thẩm mỹ chia ca sáng, ca chiều, ca hành chính, cuối tuần thường đông khách hơn. Những chỗ hay vướng:

• Ghi giờ bằng tay: sổ hoặc Excel, dễ quên, dễ ghi giờ cho tròn, khó biết ai chấm hộ ai.

• Mỗi chi nhánh một kiểu: nơi dùng sổ, nơi dùng máy vân tay, cuối tháng phải ghép lại.

• Xin nghỉ qua tin nhắn: đơn nằm rải rác trong Zalo, không ai cộng phép năm.

• Chốt công chậm: phải đối chiếu giờ vào, ra với lịch ca từng người rồi hỏi lại chỗ thiếu.

Ví dụ giả định: spa có 2 chi nhánh, 30 nhân viên, mỗi người 26 ngày công. Cuối tháng có khoảng 1.560 lượt vào và ra cần đối chiếu với lịch ca. Làm bằng tay, sót vài dòng là bảng công đã lệch.

Phần mềm chấm công spa cần những gì?

Khi so sánh, chủ spa nên kiểm tra sáu tính năng:

Ngoài ra, phần mềm chấm công spa nên có phân quyền theo vai trò và nhật ký thao tác, vì dữ liệu khuôn mặt và vị trí là dữ liệu nhạy cảm. Các tình huống quên chấm công, đổi ca, nghỉ đột xuất cũng nên được đưa vào quy trình vận hành chuẩn của phòng khám.

Chấm công bằng khuôn mặt và vị trí trên điện thoại

Với Qub-X HRM, việc chấm công diễn ra như sau:

1. 1

   Nhân viên đăng ký khuôn mặt một lần.

2. 2

   Đến ca, nhân viên mở điện thoại, thấy sẵn ca hôm nay và bấm Chấm công vào.

3. 3

   Hệ thống chụp nhanh một ảnh khuôn mặt để xác nhận và so vị trí với tọa độ, bán kính của chi nhánh.

4. 4

   Lượt chấm ngoài bán kính hoặc không có vị trí bị gắn cờ trên bảng công.

Nhân viên cũng xem được giờ đã làm, ca ngày mai và số phép còn lại trên điện thoại. Mỗi lượt chấm đều kèm ảnh khuôn mặt nên khó nhờ người khác chấm hộ.

Dữ liệu khuôn mặt, vị trí và luật bảo vệ dữ liệu cá nhân

Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 (Luật số 91/2025/QH15) có hiệu lực từ 01/01/2026, cùng ngày với Nghị định 356/2025/NĐ-CP hướng dẫn luật, thay thế Nghị định 13/2023/NĐ-CP. Điều 4 Nghị định 356 xếp dữ liệu sinh trắc học và vị trí cá nhân xác định qua dịch vụ định vị vào nhóm dữ liệu nhạy cảm. Chấm công bằng khuôn mặt và vị trí chạm cả hai nhóm này. Để an toàn, phòng khám nên:

• Xin đồng ý trước khi thu thập (Điều 11 Luật), riêng cho mục đích chấm công, trừ trường hợp luật quy định khác. Nhân viên phải biết loại dữ liệu, mục đích, ai quản lý dữ liệu, quyền của mình (Điều 9 Luật) và được báo đây là dữ liệu nhạy cảm (Điều 6 Nghị định 356). Im lặng không được coi là đồng ý.

• Lưu lại sự đồng ý bằng văn bản hoặc hình thức điện tử kiểm chứng được (Điều 6 Nghị định 356).

• Giới hạn người được xem và có biện pháp bảo mật (khoản 2 Điều 4 Nghị định 356).

• Xóa dữ liệu khi nhân viên nghỉ việc, trừ khi có thỏa thuận hoặc luật quy định khác (Điều 25 Luật).

• Báo cho nhân viên trong 72 giờ khi có sự cố với dữ liệu vị trí hoặc sinh trắc học (Điều 29 Nghị định 356).

Phần dữ liệu của khách hàng có trong bài bảo mật thông tin khách hàng phòng khám thẩm mỹ.

Lịch ca, đổi ca, đơn nghỉ và phép năm

Lịch ca là gốc của bảng công: có lịch thì phần mềm mới biết ai đi muộn, về sớm hay thiếu giờ. Trong Qub-X HRM, lịch cả tháng tự sinh theo chính sách của từng chi nhánh. Quản lý bấm một ô để đổi ca một ngày, hoặc đổi cả một khoảng ngày.

Khi đặt chính sách ca, nên đối chiếu với Bộ luật Lao động 2019:

• Giờ làm bình thường (Điều 105): không quá 8 giờ một ngày và 48 giờ một tuần. Nếu quy định theo tuần thì không quá 10 giờ một ngày, 48 giờ một tuần, và phải thông báo cho nhân viên.

• Làm thêm giờ (Điều 107): phải được nhân viên đồng ý; không quá 50% giờ làm bình thường trong ngày, 40 giờ một tháng và 200 giờ một năm.

Ví dụ giả định: ca hành chính 8 giờ thì một ngày làm thêm tối đa 4 giờ. Spa mở cửa đến tối nên chia ca sáng, ca chiều thay vì kéo dài một ca.

Đổi ca có nhật ký

Mỗi tài khoản giữ đúng một vai trò: quản trị, nhân sự, quản lý, trưởng ca hoặc nhân viên, và phòng khám tự tạo thêm vai trò được. Mọi thay đổi dữ liệu, kể cả đổi ca, đều vào nhật ký, nên khi có thắc mắc, quản lý thấy ngay ai đổi và đổi lúc nào.

Đơn nghỉ và đơn quên chấm công

Nhân viên gửi đơn nghỉ phép năm, nghỉ không lương hoặc quên chấm công ngay trên hệ thống. Mỗi đơn là một thẻ có loại đơn, ngày, lý do và số phép trước, sau khi duyệt; đơn gửi trước nằm trên. Quản lý duyệt ngay trên thẻ, và trang chủ của quản lý có đơn chờ duyệt cùng điểm danh hôm nay.

Phép năm tự tính

Theo Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người làm đủ 12 tháng trong điều kiện bình thường được nghỉ 12 ngày làm việc mỗi năm, hưởng nguyên lương; làm chưa đủ 12 tháng thì tính theo tỷ lệ số tháng làm việc. Điều 114 cộng thêm 1 ngày cho mỗi 5 năm làm việc cho cùng một nơi.

Qub-X HRM tính phép năm theo quy định của phòng khám: người vào giữa năm tính theo tỷ lệ, phần chưa dùng cộng dồn sang năm sau đến mức trần, và số phép điều chỉnh riêng được cho từng người. Ví dụ giả định: nhân viên vào làm từ 01/5, làm đủ 8 tháng trong năm thì được 12 × 8/12 = 8 ngày phép.

Chốt công cuối tháng cho nhiều chi nhánh

Trong Qub-X HRM, công, lịch ca và phép của mọi chi nhánh nằm ở một chỗ. Mỗi ô của bảng công là một ngày của một nhân viên; số lần đi muộn, về sớm, thiếu giờ vào, thiếu giờ ra và cờ vị trí được đếm sẵn ở đầu trang. Quy trình chốt công gợi ý:

1. 1

   Mở bảng công tháng, lọc theo chi nhánh hoặc tìm theo tên, mã nhân viên.

2. 2

   Xem các ô được đánh dấu: đi muộn, về sớm, thiếu giờ, chấm ngoài bán kính.

3. 3

   Nhắc nhân viên gửi đơn cho ngày thiếu giờ, rồi duyệt.

4. 4

   Đối chiếu ngày nghỉ trên bảng công với đơn đã duyệt.

5. 5

   Khóa kỳ. Bảng công đã khóa là đầu vào để kế toán tính lương theo quy chế của phòng khám.

Quên chấm công: nhân viên tự bổ sung giờ

Ngày thiếu giờ vào hoặc giờ ra được hệ thống ghi lại. Nhân viên bấm Bổ sung giờ hoặc Chấm công bù, khai giờ và lý do, rồi quản lý duyệt. Buổi bù và ngày vắng đã bù hiện riêng trên bảng công, nên đến lúc khóa kỳ, quản lý ít phải hỏi lại từng người.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm chấm công spa có cần máy chấm công riêng không? Với Qub-X HRM thì không. Nhân viên chấm công trên điện thoại: đăng ký khuôn mặt một lần, mỗi lần chấm chụp nhanh một ảnh để xác nhận.

Chấm công bằng khuôn mặt có cần nhân viên đồng ý không? Nên xin, bằng văn bản hoặc điện tử. Khuôn mặt và vị trí là dữ liệu nhạy cảm; luật yêu cầu đồng ý trước khi thu thập, trừ trường hợp luật quy định khác.

Nhân viên quên chấm công thì sao? Ngày thiếu giờ vào hoặc ra được đánh dấu. Nhân viên gửi đơn quên chấm công kèm giờ khai, quản lý duyệt trước khi khóa kỳ.

Phần mềm chấm công có tính lương luôn không? Tùy phần mềm. Qub-X HRM tập trung vào chấm công, lịch ca, nghỉ phép và bảng công; bảng công đã khóa kỳ là đầu vào để kế toán tính lương.

Tổng kết

Phần mềm chấm công spa bớt cho quản lý việc gom sổ, dò giờ và cộng phép cuối tháng. Hãy chọn phần mềm có chấm công khuôn mặt và vị trí, lịch ca theo chi nhánh, đơn nghỉ và bảng công khóa kỳ, và nhớ xin đồng ý trước khi thu dữ liệu khuôn mặt. Qub-X đang vận hành tại một chuỗi phòng khám thẩm mỹ 3 chi nhánh, khoảng 500 nhân viên, hơn 3.500 lịch hẹn mỗi tháng. Đặt lịch demo Qub-X hoặc dùng thử 7 ngày.