Phần mềm quản lý lịch hẹn phòng khám thẩm mỹ: một lịch cho phòng, giường và nhân viên

Vì sao lịch hẹn ở phòng khám thẩm mỹ hay bị trùng, sót khách?

Ở nhiều phòng khám, lịch hẹn nằm ở ba chỗ: cuốn sổ ở quầy lễ tân, tin nhắn Zalo, Messenger của tư vấn viên, và trí nhớ của từng bác sĩ, kỹ thuật viên. Mỗi chỗ đúng một phần, không chỗ nào đủ. Hậu quả thì ai từng đứng quầy lễ tân cũng biết:

• Hai khách được hẹn vào cùng một phòng hoặc một máy, chỉ lộ ra khi cả hai đã đến.

• Khách nhắn đổi giờ nhưng không ai sửa sổ, kỹ thuật viên vẫn ngồi chờ.

• Khách nhắn đặt lịch lúc đông khách, tư vấn viên quên chuyển cho lễ tân.

• Khách đã hủy mà lịch vẫn giữ chỗ, khung giờ trống không bán lại được.

• Quản lý không biết khung giờ nào kín, khung nào trống để chạy ưu đãi.

Vấn đề thường không nằm ở chỗ nhân viên có cẩn thận hay không, mà ở chỗ thông tin phải chép qua lại giữa nhiều nơi. Mỗi lần chép là thêm một lần có thể sai.

Phần mềm quản lý lịch hẹn phòng khám thẩm mỹ là gì?

Đây là nơi giữ toàn bộ lịch hẹn của phòng khám: khách nào, dịch vụ gì, ai làm, ở phòng, giường hay máy nào, mấy giờ, đang ở trạng thái nào. Khác với lịch cá nhân như Google Calendar, mỗi lịch hẹn gắn với hồ sơ khách, dịch vụ, gói liệu trình và thanh toán.

Một lịch chung cho phòng, giường, máy và nhân sự

Nguyên tắc đầu tiên: mọi lịch hẹn đều nằm trên một lịch, dù được tạo ở quầy, qua điện thoại hay trong tin nhắn. Trên lịch đó, lễ tân cần làm được những việc sau:

• Xem theo ngày, tuần, tháng; mỗi cột là một bác sĩ, điều dưỡng, kỹ thuật viên hoặc một phòng.

• Lọc theo nhân viên, phòng, nhóm dịch vụ, trạng thái và nguồn đặt lịch.

• Thấy số ca của từng khung giờ ngay cạnh lịch, để biết giờ nào còn nhận được khách.

• Chia lịch thành nhóm có màu riêng: chưa xác nhận, tái khám, liệu trình dài.

• Chọn dịch vụ là giờ kết thúc tự tính theo thời lượng, không phải ước lượng.

Báo ngay khi xếp trùng phòng hoặc máy

Ở phòng khám có máy như HIFU, laser, nút thắt nhiều khi là phòng và máy chứ không phải người. Phần mềm cần coi phòng, giường, máy là những chỗ có lịch riêng. Xếp khách vào phòng đã có lịch thì hệ thống báo ngay; máy đang dùng thì có hàng chờ kèm thời gian ước tính. Nhờ vậy lễ tân thấy hai khách đang chờ HIFU 1 trong khi HIFU 2 còn trống, và chuyển một khách sang máy kia thay vì để khách ngồi đợi.

Tạo lịch hẹn ở mọi nơi, kể cả trong tin nhắn

Phần lớn lịch hẹn bây giờ được chốt qua Zalo, Messenger hoặc điện thoại. Nếu chỉ tạo được lịch ở một màn hình, tư vấn viên phải ghi tạm rồi chuyển cho lễ tân, và đó là lúc lịch bị sót. Phần mềm nên cho mở khung tạo lịch từ bất cứ đâu: hộp thư, hồ sơ khách, màn hình thanh toán. Khung tạo lịch cần:

• Tìm khách theo tên hoặc số điện thoại, tạo mới nếu chưa có.

• Chọn dịch vụ, nhân viên, ngày giờ và chi nhánh trên cùng một khung.

• Hiện sẵn ghi chú và lịch sử của khách, để tư vấn viên không phải hỏi lại.

• Ghi nguồn đặt lịch (điện thoại, online, vãng lai) để biết kênh nào mang khách về.

Muốn chốt lịch ngay trong cuộc chat thì tin nhắn của mọi kênh phải về một chỗ trước. Cách gom Zalo, Facebook về một hộp thư có trong bài hộp thư đa kênh. Khách tự đặt lịch online cũng nên vào thẳng lịch chung, ở trạng thái chưa xác nhận để lễ tân gọi lại.

Theo dõi khách trong ngày: đã đến, đang chờ, đang làm

Lịch hẹn không xong khi đã xếp. Trong ngày, lễ tân và quản lý cần biết khách nào đã đến, ai đang chờ, ai đang làm dịch vụ, ai đến trễ. Bảng theo trạng thái (tư vấn, đang thực hiện, hoàn tất) cho thấy điều đó trong một màn hình, thay vì đi hỏi từng phòng.

Điều khách nhớ sau một buổi điều trị thường là phải chờ bao lâu. Vì vậy, bảng nên đếm số phút khách đã chờ và nhắc nhân viên khi quá mức phòng khám đặt ra, ví dụ mời nước khi khách chờ hơn 10 phút. Đầu trang nên có sẵn số lịch hôm nay, số khách đã đến, đang trễ và đã thu tiền.

Đổi lịch, đổi người và lịch sử thay đổi

Đổi lịch là chuyện hằng ngày. Điều quan trọng là mỗi lần đổi đều để lại dấu vết: ai đổi, đổi từ giờ nào sang giờ nào, đổi sang nhân viên nào. Khi khách nói "em đã báo đổi giờ rồi mà", lịch sử thay đổi trả lời được ngay. Phần mềm nên cho:

• Đổi giờ, đổi phòng bằng cách kéo thả trên lịch.

• Đổi trạng thái bằng một nút: đã đến, bắt đầu, hoàn tất.

• Gửi lại xác nhận cho khách qua Zalo OA hoặc kênh khách đang nhắn.

• Trừ buổi trong gói liệu trình khi hoàn tất, với đơn hàng và số đã thu nằm ngay trên lịch hẹn.

Tiêu chí chọn phần mềm quản lý lịch hẹn phòng khám thẩm mỹ

Khi so sánh các phần mềm, hãy kiểm tra từng điểm dưới đây trên chính lịch của phòng khám bạn:

1. 1

   Phòng, giường, máy có lịch riêng, không chỉ có lịch theo người.

2. 2

   Báo trùng ngay lúc xếp, không đợi đến giờ khách tới.

3. 3

   Tạo được lịch từ hộp thư tin nhắn và từ hồ sơ khách.

4. 4

   Lịch hẹn gắn với hồ sơ khách, gói liệu trình và thanh toán.

5. 5

   Lưu lịch sử đổi giờ, đổi người, đổi trạng thái.

6. 6

   Lễ tân, bác sĩ, kỹ thuật viên và quản lý mỗi người thấy đúng phần việc của mình.

7. 7

   Nhiều chi nhánh dùng chung một hệ thống, lọc được theo chi nhánh.

8. 8

   Đếm được số ca theo khung giờ, theo nhân viên và theo nguồn đặt lịch.

Đừng chọn chỉ qua buổi demo. Hãy dùng thử ít nhất một tuần với lịch thật, nhờ lễ tân và tư vấn viên dùng hằng ngày, rồi hỏi họ có muốn quay lại sổ không.

Qub-X quản lý lịch hẹn phòng khám thẩm mỹ thế nào?

Qub-X là phần mềm quản lý phòng khám thẩm mỹ và phòng khám da liễu. Phần Lịch hẹn làm những việc sau:

• Một lịch cho phòng, giường, máy và nhân sự; xem ngày, tuần, tháng; lọc theo nhân viên, phòng, nguồn và nhóm lịch hẹn, mỗi nhóm một màu tự chọn.

• Xếp vào phòng đã có lịch là hệ thống báo ngay; mỗi máy có hàng chờ với thời gian ước tính.

• Tạo lịch từ hộp thư, hồ sơ khách, thanh toán hay kho; xác nhận gửi lại cho khách qua Zalo OA.

• Bảng theo trạng thái đếm số phút khách chờ, quá mức đã đặt thì thẻ đổi màu và nhân viên chi nhánh nhận lời nhắc.

• Không khóa cứng số ca theo khung giờ, lễ tân linh hoạt theo lịch thực tế.

• Làm xong dịch vụ thì buổi trong gói tự trừ; phòng khám có thể bắt buộc thu tiền trước khi hoàn tất.

Qub-X đang chạy ở một chuỗi thẩm mỹ 3 chi nhánh, khoảng 500 nhân sự, với hơn 3.500 lượt đặt lịch mỗi tháng.

Câu hỏi thường gặp

Phòng khám nhỏ, vài bác sĩ và kỹ thuật viên có cần phần mềm quản lý lịch hẹn không? Cần, khi lịch bắt đầu đến từ nhiều kênh như Zalo, điện thoại và khách vãng lai. Một lịch chung giúp tránh trùng giờ, kể cả khi chỉ có vài phòng điều trị.

Phần mềm có báo khi xếp trùng phòng không? Có. Với Qub-X, xếp khách vào phòng đã có lịch vào giờ đó thì hệ thống báo ngay lúc xếp.

Đổi lịch có báo cho khách không? Có. Lễ tân gửi lại xác nhận qua Zalo OA hoặc kênh khách đang nhắn, ngay từ khung lịch hẹn.

Khách tự đặt lịch online thì lịch vào đâu? Lịch vào thẳng bảng lịch hẹn ở trạng thái chưa xác nhận, ghi nguồn Trực tuyến, để lễ tân gọi xác nhận.

Có giới hạn số ca trong một khung giờ không? Qub-X không khóa cứng số ca theo khung giờ. Lễ tân thấy số ca của từng khung giờ và tự cân theo lịch thực tế.

Tổng kết

Phần mềm quản lý lịch hẹn phòng khám thẩm mỹ đáng tiền khi gom mọi lịch về một chỗ: một lịch cho phòng, giường, máy và nhân viên, báo trùng ngay lúc xếp, chốt lịch trong tin nhắn. Hãy thử chạy toàn bộ lịch của phòng khám trên một lịch chung trong một tuần. Đặt lịch demo Qub-X để xem lịch hẹn chạy trên quy trình thực tế của bạn, hoặc dùng thử 7 ngày.