Phần mềm quản lý cho phòng khám thẩm mỹ đa chi nhánh
Một nền tảng quản lý toàn bộ vận hành phòng khám.
Lịch hẹn, hồ sơ khách, tin nhắn từ mọi kênh, thanh toán, kho và báo cáo nằm chung một chỗ. Nhân viên mới học một buổi là làm được.
Một nền tảng cho cả phòng khám
Mọi việc xoay quanh một hồ sơ khách.
Lễ tân, tư vấn, kỹ thuật viên, thu ngân và chủ phòng khám cùng nhìn vào một nguồn dữ liệu. Không nhập lại, không hỏi lại.
Hồ sơ khách
- Từ Zalo
- Lịch 9:00 thứ 7
- Gói còn 4 buổi
- Đã trừ vật tư
- Đã thu 62%
- Có trong báo cáo
Quy trình của mọi spa và phòng khám
Sáu bước khách nào cũng đi qua. Mỗi bước có một chỗ hay vấp.
Chỗ hay vấp
Khách nhắn hỏi giá, nửa tiếng sau mới có người thấy.
- Mỗi kênh một điện thoại, một người giữ
- Tin chưa đọc không ai nhắc
- Hỏi lại khách vì không thấy lịch sử
Với Qub-X · Kênh chat
Mọi kênh về một hộp thư, gắn với hồ sơ khách.
- Zalo, Messenger, WhatsApp… đang dùng kênh nào kết nối kênh đó
- Tin tự gắn nhãn, có mẫu trả lời
- Đặt lịch, tạo đơn ngay trong cuộc chat
Điều thay đổi sau khi dùng
Bớt một việc thừa, thêm một điều đáng giá.
- Nhập lại tên kháchtừ chat sang lịch, hồ sơ, đơn, kho, báo cáo5 lần → 1Thời gian cho khách tại quầylễ tân nhìn khách, không nhìn sổ
- Màn hình phải mở để chốt một lịchchat, sổ lịch, hồ sơ, tin xác nhận4 → 1Lịch chốt ngay trong cuộc chatkhách không phải chờ trả lời rồi đổi ý
- Nơi phải tìm khi tư vấnsổ, Excel, thu ngân, điện thoại, tủ hồ sơ5 → 1Tư vấn đúng ngay lần đầudị ứng, gói còn lại, ghi chú hiện sẵn
- Quên dặn dò, quên nhắc hẹnkhông còn tùy vào trí nhớ của nhân viên4 tin tự loKhách quay lại đúng liệu trìnhchăm sóc, hỏi thăm, nhắc hẹn, mời quay lại
- Thời gian gom số cuối thángkhông còn cộng tay từ nhiều file2–3 ngày → 0Chủ phòng khám nắm số mỗi sángdoanh thu, hoa hồng, từng chi nhánh
Các con số là số bước đếm trên chính phần mềm.
ĐỒNG HÀNH TỪ NGÀY ĐẦU
Dùng thử 14 ngày.Đội ngũ Qub-X đồng hành xuyên suốt.
Bạn vẫn làm theo cách cũ song song, không gián đoạn công việc. Đội ngũ Qub-X lo phần chuyển dữ liệu, dựng tài khoản và hướng dẫn nhân viên cho đến khi cả phòng khám dùng quen.
- Dữ liệu cũ, chúng tôi chuyển sangHồ sơ khách, gói và công nợ từ phần mềm cũ hoặc Excel, đối chiếu trước khi chạy thật.
- Hỗ trợ trực tiếp, đúng ngườiZalo OA hoặc Messenger, Thứ 2 – Thứ 7, 9:00 – 18:00. Ngoài giờ, tin nhắn được xử lý đầu ca kế tiếp.Zalo OAMessenger
- Nhân viên học đúng phần mình dùngLễ tân, tư vấn, kỹ thuật viên, thu ngân, quản lý, hướng dẫn ngay trên màn hình của từng người.
- Chạy song song, không gián đoạnBạn vẫn dùng cách cũ trong 14 ngày; dữ liệu và cấu hình giữ nguyên khi chuyển sang gói trả phí.
- Trong 24 giờGọi lại trong 24 giờHỏi quy mô và cách phòng khám đang vận hành.Tư vấn 1:1không giới hạn thời gian
- Ngày 1Chọn gói theo quy môCó giá rõ ràng trước khi bắt đầu dùng thử.1 góitrả phần thật sự dùng
- Ngày 1 – 2Mở tài khoản dùng thử 14 ngàyDựng sẵn theo phòng khám của bạn, khách cũ nhập sẵn.14 ngàyđủ tính năng
- Ngày 2 – 14Đội ngũ đồng hành suốt 14 ngàyHướng dẫn từng vai trò, chuyển hẳn khi đã quen.T2 – T79:00 – 18:00, không qua tổng đài
PHÂN QUYỀN & KIỂM SOÁT
Một quy trình thống nhất. Mỗi người thấy đúng phần việc của mình.
Lễ tân, tư vấn viên, kỹ thuật viên, thu ngân và quản lý làm trên cùng một hệ thống. Mỗi vai trò chỉ thấy dữ liệu mình được phép thấy, và mọi thay đổi đều có dấu vết.
- Phân quyền theo vai trò và chi nhánhVai trò phổ biến đã dựng sẵn; chỉnh chi tiết khi phòng khám cần. Tư vấn viên xem hồ sơ mà không thấy thanh toán, báo cáo giới hạn theo phòng khám.
- Nhật ký thao tácMọi thay đổi trên hồ sơ, đơn hàng và lịch hẹn được ghi lại kèm người và thời điểm.
- Quy trình thống nhất giữa các chi nhánhCùng một cách đặt lịch, thu tiền và ghi hồ sơ ở mọi chi nhánh; nhân viên chuyển chi nhánh không phải học lại.
Giao diện tiếng Việt, tiếng Anh và tiếng Hàn, mỗi người tự chọn.
ĐA THIẾT BỊ
Máy tính, máy tính bảng hay điện thoại, cùng một dữ liệu.
Lễ tân dùng máy tính ở quầy, kỹ thuật viên xem lịch trên máy tính bảng trong phòng, chủ phòng khám mở điện thoại là thấy doanh thu hôm nay.
Quản trị toàn cảnh
Doanh thu, lịch đã đặt và kết quả từng chi nhánh trên một màn hình lớn.
CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
Những câu hỏi có thể bạn quan tâm.
Từ cách triển khai, quản lý nhiều chi nhánh đến dữ liệu và chi phí, đây là những câu hỏi phổ biến trước khi đặt lịch demo.
Vẫn còn câu hỏi?
Trao đổi trực tiếp với đội ngũ Qub-X về mô hình vận hành phòng khám của bạn.
Đặt lịch demo01Qub-X có thể thay thế hoặc kết nối với các công cụ phòng khám đang sử dụng không?
Có. Qub-X có thể thay thế các phần rời rạc như lịch hẹn, hồ sơ khách, POS, inbox và báo cáo. Với công cụ cần giữ lại, đội ngũ sẽ rà soát để xác định phần nào nên kết nối hoặc triển khai theo giai đoạn.
02Nhiều chi nhánh có thể vận hành trên cùng một hệ thống không?
Có. Qub-X hỗ trợ mô hình đa chi nhánh, giúp chủ phòng khám xem tổng quan trong khi từng đội ngũ chỉ thao tác trong phạm vi chi nhánh và vai trò phù hợp.
03Quyền truy cập dữ liệu giữa các vai trò và chi nhánh được quản lý thế nào?
Quyền truy cập được phân theo vai trò, chi nhánh và phạm vi công việc. Điều này giúp lễ tân, tư vấn, bác sĩ và quản lý nhìn đúng dữ liệu cần thiết.
04Thời gian triển khai và hướng dẫn đội ngũ mất bao lâu?
Thời gian phụ thuộc vào số chi nhánh, dữ liệu cần chuyển và quy trình vận hành hiện tại. Thông thường, buổi demo sẽ giúp xác định phạm vi triển khai và kế hoạch đào tạo phù hợp.
05Chi phí sử dụng Qub-X được tính như thế nào?
Chi phí phụ thuộc vào gói sản phẩm, nhu cầu tích hợp, mức hỗ trợ triển khai và quy mô vận hành. Bạn có thể bắt đầu bằng dùng thử để đánh giá mức phù hợp trước.
06Phần mềm có những ngôn ngữ nào?
Tiếng Việt, tiếng Anh và tiếng Hàn. Mỗi người dùng tự chọn ngôn ngữ hiển thị của mình, dữ liệu chung của phòng khám không thay đổi.
ĐẶT LỊCH DEMO
Xem Qub-X vận hành theo đúng cách phòng khám của bạn.
Chia sẻ cách phòng khám đang vận hành. Đội ngũ Qub-X sẽ chuẩn bị một buổi demo tập trung vào đúng quy trình và nhu cầu của bạn.
Demo của bạn có thể tập trung vào